1.外贸单证员需要哪些知识与素质
外贸单证员要求：
1、有相当的文化水平和一定的外文基础，基本能看懂信用证和往来函电，能用英文拟写单证内容和回复函电。
2、了解国际贸易术语，懂得一些外贸知识和国际地理知识，学习一些相关的产品知识。
3、会用电脑操作，打字技术熟练。工作耐心细致，有高度的责任感。
4、要善于学习更新知识，不断钻研业务，掌握一些贸易国别或地区的政策、风俗习惯。
5、也要求做事细心认真，以免在制作单据的时候出错而造成公司收不到货款。
6，、要求善于与运输、商检、海关、银行等有关部门紧密协作。
扩展资料：
外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等“四大员”的重要组成部分，也是“四大员”入门的首要条件。
在国际贸易的每一笔“生意”进行过程中，不论外销、货代、报关、报检中的“哪一员”，其“合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险”等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来维持。
入门第一槛：
原先单证实务操作通过“师徒相传”来完成，对于企业来说，是“货物未到，凭证先行”，而对于员工来讲，则是“四大员”进入角色的第一道“门槛”。
如今外贸业中各类单据凭证及其“游戏规则”的纷繁多变，只有通过规范的实务训练，才能有效提升“四大员”综合素质，并快速满足外贸企业发展的客观需求。
据了解，《国际贸易单证操作实务》考试全部合格者，可以获得由上海市对外经济贸易教育培训中心颁发的“单证员”岗位合格证书。这一项目分《国际贸易单证实务》和《外贸英语函电》等两大部分。
一、《国际贸易单证实务》要求考生理解国际贸易术语与报价、商品品质和数量、运输与保险、货款结算等基本实务知识；
掌握进出口业务和国际结算知识和单证制作方法；熟悉英文信用证内容，提高阅读英文信用证和国际结算术语能力；按英文信用证要求和条款规定，学会制作商业发票等几张国际贸易运输和结汇单证。
课程既涵盖“国际贸易实务”和其他相关课程的基本概念、理论和方法，又要求能运用这些知识，按英文信用证要求的条款规定，正确制作国际贸易运输和结汇单证，以提高考生动手实践能力。这一课程分“国际贸易实务”和“单证操作实务”等两大部分。
(1)“国际贸易实务”部分由“国际贸易实务术语与报价”、“商品的品质、数量”、“国际贸易货物的运输与保险”、“国际贸易货物的结算”等4个知识模块所组成。
(2)“单证操作实务”部分由“英文信用证阅读”、“商业发票制作”、“装箱单制作”、“海运提单制作”、“保险单制作”、“原产地证制作”和“商业汇票制作”等7个知识模块所组成。
《国际贸易单证实务》考试采用闭卷笔试方式进行，时间为120分钟。其中“国际贸易实务”部分“国际贸易术语与报价、商品品质与数量、国际贸易运输与保险、国际贸易货款结算”等内容占30%;
“单证操作实务”部分“阅读英文信用证并根据信用证和制单补充材料制作商业发票、装箱单、海运提单、保险单、原产地和汇票”等内容占70%。
二、《外贸英语函电》要求考生熟悉、了解、掌握进出口实务中各环节商务函电中的常用短语搭配，单证常用名词，熟悉常用单证缩写词、习惯句型表达等。
《外贸英语函电》考核内容由“建立业务关系”、“询盘”、“报盘”、“订单与履行”、“支付”、“保险”和“装运”等7大知识模块所组成；考核重点是“单词与词组”、“示范信函”、“常用表达句型”和“练习”等。
《外贸英语函电》考试为闭卷笔试，时间为120分钟，其中30%为单证常用名词、术语翻译；70%为商务函电认知、运用、翻译。
考试题型分别为：常用名词解释15%；写出常用缩写语的英文全称、中文含义15%；选择商务英语中常见动词固定搭配10%；函电常用短语翻译15%；单句中译英15%；填充常用短语介词搭配10%；信函英中译20%。
2.有关货运单证的基本常识是什么
为了保证进出口货物的安全交接，在整个运输过程中需要编制各种单据。
这些单证各有其特定的用途，彼此之间又有相互依存的关系。它们既把船、港、货各方联系在一起，又能分清各自的权利和业务。
按实际业务程序介绍一些主要的货运单证。 托运单（BOOKING NOTE） 托运单俗称"下货纸"，是托运人根据贸易合同和信用证条款内容填制的，向承运人或其代理办理货物托运的单证。
承运人根据托运单内容，并结合船舶的航线、挂靠港、船期和舱位等条件考虑，认为合适后，即接受托运。 装货单（SHIPPING ORDER） 装货单是接受了托运人提出装运申请的船公司，签发给托运人，凭以命令船长将承运的货物装船的单据。
装货单既可用作装船依据，又是货主凭以向海关办理出口货物申报手续的主要单据之一，所以装货单又称“关单"，对托运人而言，装货单是办妥货物托运的证明。 对船公司或其代理而言，装货单是通知船方接受装运该批货物的指示文件。
收货单（MATES RECEIPT） 受货单又称大副收据，是船舶收到货物的收据及货物已经装船的凭证。船上大副根据理货人员在理货单上所签注的日期、件数及舱位，并与装货单进行核对后，签署大副收据。
托运人凭大副签署过的大副收据，向承运人或其代理人换取已装船提单。 由于上述三份单据的主要项目基本一致，我国一些主要口岸的做法是将托运单、装货单、收货单、运费通知单等合在一起，制成一份多达9联的单据。
各联作用如下：第一联由订舱人留底，用于缮制船务单证。 第 二、三联为运费通知联，其中一联留存，另一联随帐单向托运人托收运费。
第四联装货单经海关加盖放行章后，船方才能收货装船。第五联收货单及第六联由配舱人留底。
第 七、八联为配舱回单。第九联是缴纳出口货物港务费申请书。
货物装船完毕后，港区凭以向托运人收取港杂费。 海运提单（BILL OF LADING） 提单是一种货物所有权凭证。
提单持有人可据以提取货物，也可凭此向银行押汇，还可在载货船舶到达目的港交货之前进行转让。 装货清单（LODING LIST） 装货清单是承运人根据装货单留底，将全船待装货物按目的港和货物性质归类，依航次、靠港顺序排列编制的装货单汇总清单，其内容包括装货单编号、货名、件数、包装形式、毛重、估计尺码及特种货物对装运的要求或注意事项的说明等。
装货清单是船上大副编制配载计划的主要依据，又是供现场理货人员进行理货，港方安排驳运，进出库场以及承运人掌握情况的业务单据。 舱单（MANIFEST） 舱单是按照货港逐票罗列全船载运货物的汇总清单。
它是在货物装船完毕之后，由船公司根据收货单或提单编制的。 其主要内容包括货物详细情况，装卸港、提单号、船名、托运人和收货人姓名、标记号码等，此单作为船舶运载所列货物的证明。
货物积载图（CARGO PLAN） 货物积载图是按货物实际装舱情况编制的舱图。它是船方进行货物运输、保管和卸货工作的参考资料，也是卸港据以理货、安排泊位、货物进舱的文件。
提货单（DELIVERY ORDER） 提货单是收货人凭正本提单或副本提单随同有效的担保向承运人或其代理人换取的、可向港口装卸部门提取货物的凭证。 附：提单种类 已装船提单 SHIPPED OR BOARD B/L 指承运人向托运人签发的货物已经装船的提单。
收货待运提单或待运提单 RECEIVED FOR SHIPPING B/L 指承运人虽已收到货物但尚未装船时签发的提单。 直达提单 DIRECT B/L 指货物自装货港装船后，中途不经换船直接驶到卸货港卸货而签发的提单。
联运提单或称转船提单 THROUGH B/L 指承运人在装货港签发的中途得以转船运输而至目的港的提单。 多式联运提单 MT B/L 指货物由海上、内河、铁路、公路、航空等两种或多种运输方式进行联合运输而签的适用于全程运输的提单。
班轮提单 LINER B/L 班轮是在一定的航线上按照公布的时间表，在规定的港口间连续从事货运的船舶。班轮可分定线定期和定线不定期两种。
租船合同提单 CHARTER PARTY B/L 一般指用租船承运租船人的全部货物，船东签给租船人的提单，或者并非全部装运租船人的货物，而由船东或租船人所签发的提单。 记名提单 STRAIGHT B/L 只有提单上指名的收货人可以提货的提单，一般不具备流通性。
指示提单 ORDER B/L 通常有未列名指示（仅写ORDER），列名指示（ORDER OF SHIPPER 或ORDER OF CONSIGNEE**COMPANY;ORDER OF **BANK）。此种提单通过指示人背书后可以转让。
不记名提单 BLANK B/L或OPEN B/L 提单内没有任何收货人或ORDER 字样，即提单的任何持有人都有权提货。 清洁提单 CLEAN B/L 货物交运时，表面情况良好，承运人签发提单时未加任何货损、包装不良或其他有碍结汇的批注。
不清洁提单 FOUL B/L 货物交运时，其包装及表面状态出现不坚固完整等情况，船方可以批注，即为不清洁提单。 包裹提单 PARCLE RECEIPT 或 NON-NEGOTIABLE RECEIPT 适用于少量货物、行李或样品等。
最底运费提单或称起码提单 MINMUM B/L 运费未到运价本规定的最低额，而按规定的最低运费计收。 并提单 OMNIBUS B/L 或。
3.货运单证常识是什么
了保证进出口货物的安全交接，在整个运输过程中需要编制各种单据。
这些单证各有其特定的用途，彼此之间又有相互依存的关系。它们既把船、港、货各方联系在一起，又能分清各自的权利和业务。
按实际业务程序介绍一些主要的货运单证。 托运单（BOOKING NOTE） 托运单俗称"下货纸"，是托运人根据贸易合同和信用证条款内容填制的，向承运人或其代理办理货物托运的单证。
承运人根据托运单内容，并结合船舶的航线、挂靠港、船期和舱位等条件考虑，认为合适后，即接受托运。 装货单（SHIPPING ORDER） 装货单是接受了托运人提出装运申请的船公司，签发给托运人，凭以命令船长将承运的货物装船的单据。
装货单既可用作装船依据，又是货主凭以向海关办理出口货物申报手续的主要单据之一，所以装货单又称“关单"，对托运人而言，装货单是办妥货物托运的证明。 对船公司或其代理而言，装货单是通知船方接受装运该批货物的指示文件。
收货单（MATES RECEIPT） 受货单又称大副收据，是船舶收到货物的收据及货物已经装船的凭证。船上大副根据理货人员在理货单上所签注的日期、件数及舱位，并与装货单进行核对后，签署大副收据。
托运人凭大副签署过的大副收据，向承运人或其代理人换取已装船提单。 由于上述三份单据的主要项目基本一致，我国一些主要口岸的做法是将托运单、装货单、收货单、运费通知单等合在一起，制成一份多达9联的单据。
各联作用如下：第一联由订舱人留底，用于缮制船务单证。 第 二、三联为运费通知联，其中一联留存，另一联随帐单向托运人托收运费。
第四联装货单经海关加盖放行章后，船方才能收货装船。第五联收货单及第六联由配舱人留底。
第 七、八联为配舱回单。第九联是缴纳出口货物港务费申请书。
货物装船完毕后，港区凭以向托运人收取港杂费。 海运提单（BILL OF LADING） 提单是一种货物所有权凭证。
提单持有人可据以提取货物，也可凭此向银行押汇，还可在载货船舶到达目的港交货之前进行转让。 装货清单（LODING LIST） 装货清单是承运人根据装货单留底，将全船待装货物按目的港和货物性质归类，依航次、靠港顺序排列编制的装货单汇总清单，其内容包括装货单编号、货名、件数、包装形式、毛重、估计尺码及特种货物对装运的要求或注意事项的说明等。
装货清单是船上大副编制配载计划的主要依据，又是供现场理货人员进行理货，港方安排驳运，进出库场以及承运人掌握情况的业务单据。 舱单（MANIFEST） 舱单是按照货港逐票罗列全船载运货物的汇总清单。
它是在货物装船完毕之后，由船公司根据收货单或提单编制的。 其主要内容包括货物详细情况，装卸港、提单号、船名、托运人和收货人姓名、标记号码等，此单作为船舶运载所列货物的证明。
货物积载图（CARGO PLAN） 货物积载图是按货物实际装舱情况编制的舱图。它是船方进行货物运输、保管和卸货工作的参考资料，也是卸港据以理货、安排泊位、货物进舱的文件。
提货单（DELIVERY ORDER） 提货单是收货人凭正本提单或副本提单随同有效的担保向承运人或其代理人换取的、可向港口装卸部门提取货物的凭证。 附：提单种类 已装船提单 SHIPPED OR BOARD B/L 指承运人向托运人签发的货物已经装船的提单。
收货待运提单或待运提单 RECEIVED FOR SHIPPING B/L 指承运人虽已收到货物但尚未装船时签发的提单。 直达提单 DIRECT B/L 指货物自装货港装船后，中途不经换船直接驶到卸货港卸货而签发的提单。
联运提单或称转船提单 THROUGH B/L 指承运人在装货港签发的中途得以转船运输而至目的港的提单。 多式联运提单 MT B/L 指货物由海上、内河、铁路、公路、航空等两种或多种运输方式进行联合运输而签的适用于全程运输的提单。
班轮提单 LINER B/L 班轮是在一定的航线上按照公布的时间表，在规定的港口间连续从事货运的船舶。班轮可分定线定期和定线不定期两种。
租船合同提单 CHARTER PARTY B/L 一般指用租船承运租船人的全部货物，船东签给租船人的提单，或者并非全部装运租船人的货物，而由船东或租船人所签发的提单。 记名提单 STRAIGHT B/L 只有提单上指名的收货人可以提货的提单，一般不具备流通性。
指示提单 ORDER B/L 通常有未列名指示（仅写ORDER），列名指示（ORDER OF SHIPPER 或ORDER OF CONSIGNEE**COMPANY;ORDER OF **BANK）。此种提单通过指示人背书后可以转让。
不记名提单 BLANK B/L或OPEN B/L 提单内没有任何收货人或ORDER 字样，即提单的任何持有人都有权提货。 清洁提单 CLEAN B/L 货物交运时，表面情况良好，承运人签发提单时未加任何货损、包装不良或其他有碍结汇的批注。
不清洁提单 FOUL B/L 货物交运时，其包装及表面状态出现不坚固完整等情况，船方可以批注，即为不清洁提单。 包裹提单 PARCLE RECEIPT 或 NON-NEGOTIABLE RECEIPT 适用于少量货物、行李或样品等。
最底运费提单或称起码提单 MINMUM B/L 运费未到运价本规定的最低额，而按规定的最低运费计收。 并提单 OMNIBUS B/L 或。
4.单证员考试知识注意事项有哪些呢
（一） 正确掌握成交货物的数量 1。
对于出口商品数量的掌握，应考虑以下4点： （1）国外市场的供求情况。要正确运用市场供求变化规律，按照国外市场实际需要合理确定成交量，以保证我国出口商品卖得适当的价钱，对于我主销市场和常年稳定供货的地区与客商，应经常保持一定的成交量，防止因成交量过小，或供应不及时，使国外竞争者乘虚而入，使我们失去原来的市场和客户。
（2） 国内货源情况。在有生产能力和货源充足的情况下，可适当扩大成交量。
反之，则不应盲目成交，以免给生产企业和履行合同带来困难。 （3） 国际市场的价格动态。
当价格看跌时，应多成交，快脱手；价格看涨时，不宜急于大量成交，应争取在有利时机出售。 （4） 国外客户的资信状况和经营能力，对资信情况不了解和资信欠佳客户，不宜轻易签订成交数量较大的合同，对小客户也要适当控制成交数量，而大客户成交数量过小，将缺少吸引力。
总之要根据客户的具体情况确定适当的成交数量。 2。
对进口商品数量掌握，要考虑以下3个因素： （1）国内的实际需要。 应根据实际需要确定成交量，以免盲目成交。
（2）国内的支付能力。当外汇充裕而国内又有需要时，可适当扩大进口商品数量。
如外汇短缺，应控制进口，以免浪费外汇和出现不合理的贸易逆差。 （3）市场行情的变化。
当行情对我有利时，可适当扩大成交数量反之应适当控制成交数量。 （二） 数量条款的各项内容应订的明确具体 在数量条款中，对计量单位的规定，以"吨"计量时，要订明是长吨、短吨还是公吨；以罗为单位时，要注名每"罗"的打数，力求避免使用含糊不清和笼统的字句，以免引起争议。
对于"溢短装"和"约"量必须在合同中订明增减或伸缩幅度的具体百分比。 。
5.外贸常识有哪些
1.客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice 给客户做正式报价。 3.得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按"出口合同审核表"的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。6.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知， 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7. 验货 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 （以下是船务流程）10. 租船订仓： 10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11. 安排拖柜： 11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。
拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。13. 获得运输文件： 13.1. 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。
补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3. 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14. 准备其他文件 14.1.商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。
如果发票需办理对方大。
6.怎么做单证
1、正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
2、完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
3、及时（INTIME;PUNCTUALITY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇。
4、简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。
5、整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。
扩展资料
岗位职责：
1、完成信用证的审核，制单，审单，交单。
2、完成客户所需单据的制作，认证的办理，物流运输的安排（空运，海运，快递等）。
3、完成提单的审核，报检、报关单据的制作和海关查验的完成。
4、信用证银行交单单据的制作、原产地证明、发票认证等单据的办理。
5、协助财务完成核销、银行收结汇、出口退税的办理。
6、办理出口业务的清关等手续。一般产地证，普惠制产地证及配额证）。
7、培训业务员的外贸单证、物流知识。
参考资料：搜狗百科-单证员
