档案管理常识pdf

1.人事档案管理的基本知识

干部人事档案管理工作的规章制度很多，既有综合性的，又有单项的；既有全国统一制定、普遍适用的，又有各单位根据实际情况具体制定的。

主要有：（1）《干部档案工作条例》（1990年修订，以下简称《条例》），于1991年由中央组织部、国家档案局联名颁发。《条例》明确了干部人事档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对干部人事档案管理工作的各项内容作了统一的规定。

它是一个法规性的文件，是干部人事档案管理工作最根本的规章制度，是各级干部人事档案管理部门制定具体管理制度的依据。《条例》有两个附件，即：①“干部人事档案卷皮、档案袋样式和规格”，规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置。

②“转递干部人事档案材料通知单”式样，规定了转递干部人事档案的统一办法。（2）《干部档案整理工作细则》，是全国干部人事档案整理工作统一遵循的制度。

它对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了详细的规定。（3）《干部档案材料收集、归档的暂行规定》，对干部人事档案材料的收集、归档范围，归档材料必须具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。

除以上几种统一的制度外，还有一些基本的工作制度，如：借阅利用制度。各级干部人事档案管理部门为了做好利用工作，根据各自管理的干部人事档案范围和干部管理权限，都制定了本地区、本部门或本系统查阅干部人事档案的制度。

这项制度对借阅范围、借阅手续、借阅人、借阅方式以及是否可以抄录、复制作了规定。登记制度。

干部人事档案管理部门为了防止档案材料的遗失，便于查找、统计，建立了收档、借阅、摘抄档案材料、档案底帐和销毁材料等各项登记制度。这些制度的建立，不仅保证了正常的工作秩序，确保档案的安全，而且还使干部人事档案工作人员心中有数，随时了解并掌握“家底”情况，有利于研究、安排工作。

保密制度。这是一项必不可少的保证干部人事档案安全的制度。

各级干部人事档案管理部门要根据所管干部人事档案的密级做好档案的保管、借阅、转递等工作。上述规章制度，是保证干部人事档案管理工作正常进行，推行干部人事档案管理制度化、规范化、科学化的依据。

2.档案管理,知识交流,公告网盘,用什么软件好呢

档案管理，知识交流，公告网盘可以用8Manage OA软件。

1、提供完善的文档管理体系，允许用户存档并将档案编入索引，放至不同的文档库和知识库文件夹。它还提供检入、检出和版本控制机制。此文档管理体系既可作为独立模块使用，也可跟其他功能模块进行关联。例如：它允许设置规则在新建合约或项目的同时自动创建与之关联的文档库，并沿用预定义文档库模板的文件夹设置。

将共享的文件归档到文档库中，有需要查看的用户可以直接登录系统查阅文档的内容，以达到资料共享的目的。例如组织机构发布的重要文件，可归档至文档库中，开放浏览权限给企业单位，企业单位联系人可以随时通过系统访问文件内容。

2、使用系统内嵌的文本编辑器，可自由编辑公告的内容，支持图片、文档等作为公告的内容附件。公告编辑完成之后可通过预设的审批流程，或者灵活自定义审批人，按照流程进行公告的内部审核。

发布出去的公告内容实时反馈到信息接收单位的联系人工作台上，提醒相关人员进行查看。同时，公告接收人也可对公告的内容进行评论或回复，以便机关工作单位及时收集服务对象的反馈信息。

3.如何做好企业档案管理.pdf

档案管理规定

一、档案管理

（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

（一）归档范围

1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事/教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类：质量管理方面的制度。

5、技术类：产品及生产方面技术文档。

6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。

（二）文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

四、档案的借阅及销毁

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

4.文档管理、档案管理、知识管理、内容管理之间的区别

文档管理：主要是用来管理我们常用的一些文档、照片等信息内容。对于企业而言，文档是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。档案管理：档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、提供利用和编研工作的理论、、、、知识管理：关于什么是知识管理系统，并没有一个统一的定义。根据组织状况的不同，每个组织都需要发现适合自己的知识管理系统。当我们讨论知识管理系统时，我们集中在那些能够有效存储信息，同时能够实现高效的知识流转、共享、发现的系统。例如：一种能够按照索引访问那些关键的商业资料（例如销售概况或者员工对企业流程的建议）的文档管理系统。

一个专业技能发现工具，使用它可以发现在整个组织或者企业中，那些人在特定的领域中具备了较高的专业的技能，并探讨如何分享这些技能。

内容管理：各行各业都积累了大量的信息资源。如有不对地方希望见谅、同时希望能够提出，大家相互帮助，互相学习。谢谢。

5.档案管理学的知识

一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。

（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。（2）对整理不善的档案进行局部调整。

（3）零散文件的整理。2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（3）档案的整理必须便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。

全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。

全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。

4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。

（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。

最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。

有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。（2）立档单位。

5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。

研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。

人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。7、全宗的补充形式：（1）联合全宗。

是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。（2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。

（3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。

10、全宗的编号与排列：（1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；C全宗号的编定，它作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。（2）全宗号的编制和使用方法：A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间顺序分编流水号；B按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号；C所有全宗一律按进馆顺序统一编定流水号；D按全宗的重要程度编号；E按全宗群连续编号；F按全宗群留空统编全宗号；G分组单编全宗号；H多级分类单编全宗号；I编大全宗号；J对一部分全宗实行等级分类编号，另外一部分全宗实行序时流水编号。

尽管十多种具体的编号方法各不相同，但就其主要特点来说，可概括为两种类型：序时流水编号法和体系分类编号法。前者也可简称流水法，后者可简称分类法。

流水法，无。